ما هي الخريطة التنظيمية ؟

عند بدء مشروع أو مؤسسة جديدة يكون بحاجة إلى النظام والإدارة التي تشمل على عدة معايير وقواعد حتى تسهل عملية التنظيم، ومن أبرز معايير الإدارة المهمة هي الخرائط التنظيمية، والتي تقوم على تصميم وعرض الشكل الكامل للهيكل التنظيمي للإدارة داخل أي شركة أو منظمة بجميع أقسامها وإداراتها بشكل عام، حيث تسهل على المسئول الإحاطة بصورة الهيكل التنظيمي المختار بطريقة سريعة ومنظمة، لذا دعونا نذكر لكم ما هي الخريطة التنظيمية وأنواع وأشكال الخرائط التنظيمية وأهميتها وإلى ماذا تهدف.

ما هي الخريطة التنظيمية

الخريطة التنظيمية هي شكل أو بيان هيكل المؤسسة، حيث تعمل على توضيح شامل للإدارات التي تتألف منها هذه المؤسسة والمهن المتوفرة في هذه الإدارات، وما هي قواعد السلطة والدور الذي تقوم به عملية الارتباط بين أجزاء المؤسسة، وهي تعتبر مصدر رئيسي للتفاصيل والبيانات التي توفرها المؤسسة ويمكن العودة إليها وقت الضرورة.

ويمكن تعريف الخريطة التنظيمية أيضًا بأنها مخطط بياني للوضع الهرمي للموظف بالنسبة للأفراد الآخرين داخل المنظمة التي يعمل بها، وتعتمد الخريطة التنظيمية على أشكال بسيطة منها الخطوط والمربعات والدوائر لاتصال أسماء المهن المختلفة التي ترتبط ببعضها البعض.

الهدف من الخريطة التنظيمية

يتم رسم الخريطة التنظيمية حتى توضح الهيكل القائم حاليًا في المؤسسة؛ أي ليتم شرح تفصيلي للنظام الإداري الفعلي الذي تتبعه المؤسسة في الوقت الحالي.

كما ترسم أيضًا الخرائط التنظيمية ليتم وضع الأشكال التي ترغب أن تكون عليه المؤسسات فيما بعد بالمستقبل وتعرف باسم الخرائط التنظيمية المقترحة.

مميزات الخريطة التنظيمية

تتمتع المؤسسات التي تعتمد على الخريطة التنظيمية التفاعلية، والتي نُِفذت بالفعل بالكثير من المميزات التي تعمل على تحفيز الكفاءة وربط الإدارات ببعضها وهي كالتالي:

عرض مخطط واضح لإعداد التقارير

الموظفين على دراية كاملة لمن ينبغي إبلاغه ومن ينبغي الاتصال به عند حدوث مشكلة بحاجة إلى حل أو سؤال بحاجة إلى رد. وهذا ضروري للغاية في المؤسسات الكبيرة حيث يوجد الكثير من الإدارات بها تسهل لفرد من قسم محدد الاتصال بشكل سريع بالشخص المراد في قسم آخر.

مساعدة العاملين الجدد

تمكن من التعرف على الموظفين الذين يعمل معهم حتى قبل لقائهم، وبالتالي تقديم المساعدة والتواصل بكل سهولة.

المساعدة في إدارة أعباء العمل

تساهم الخريطة التنظيمية التي تم رسمها جيدًا في رؤية أعباء العمل. يعتبر هذا نافع للغاية خاصة لإدارة الأعمال الشديدة للمديرين لأنك تستطيع أن تشاهد بشكل واضح  من خلالها عدد الأفراد الذين يديرونها، وكذلك عدد الأقسام التي يتم الإشراف عليها.

جعل التنظيم أسهل

لأنك تستطيع من خلالها تصور الهيكل ويساهم كثيرًا في التخطيط المستقبلي. أيضًا تتمكن من تخصيص الموارد بطريقة أفضل، ومعرفة كفاءات الأشخاص بشكل سريع.

شاهد أيضًا: ما هو الفرق بين دراسة الجدوى وخطة العمل ونموذج العمل ؟

أهمية الخريطة التنظيمية

تستفاد الشركة أو المنظمة من الخريطة التنظيمية بالكثير من الطرق، نذكر منها:

• عرض أعباء العمل والربط بين التقارير.
• تسمح بإدارة التطور أو التغيير الذي يحدث في الشركة بصورة أكثر فعالية.
• تسمح للعاملين بالشركة إدراك تناسب وظيفتهم بصورة أفضل مع الهيكل العام للمنظّمة.
• تحسين روابط التواصل بين الموظفين والمديرين.
• إنشاء مخطط مرئي للعامل بالمؤسسة.
• توفير أشكال أخرى مختلفة من المعلومات، ونذكر منها مخططات الكيانات التجارية وتسلسل المعلومات الهرمية.

أنواع الخرائط التنظيمية

يوجد أربعة أنواع رئيسية من الخرائط التنظيمية، سوف نتعرف عليها بالتفصيل خلال الفقرات التالية:

الخريطة التقليدية

• الخريطة التقليدية يتم رسمها من أعلى إلى أسفل، وهي شكلاً تقليديًا للأعمال.
• كما تظهر خطوط توصيل مسئولية العمل من أعلى إلى أسفل.
• يتم تقسيم المخطط إلى أقسام تقليدية منها تكنولوجيا المعلومات والتسويق والتمويل والموارد البشرية والعمليات وفقًا لطبيعة عمل كل موظف في المنظمة.
• من مميزات هذا النوع من الخرائط يتم جمع الموظفين الذين يتمتعون بخبرات ومهارات متشابهة مع بعضهم، ومع ذلك، فيكونوا في الغالب تواجههم مشكلة قلة الرؤية والاتصال المباشر مع الأقسام الأخرى.

الخريطة التقسيمية

• تعكس الخريطة التقسيمية مؤسسة تم تخطيطها على طول خط إنتاج أو مكان جغرافي معين، مثلاً في مؤسسة مركبات، قد تتمثل الأقسام مركبات الدفع الرباعي والمركبات الكهربائية.
• كل قسم يحتوي على بيان وظيفي خاص به على سبيل المثال تكنولوجيا المعلومات والتسويق.
• كما أن هذا النوع من الخرائط التنظيمية يمكن أن يعرض إمكانية وضع بعض المصروفات المحاسبية وغيرها من المصروفات بشكل عام.

الخريطة المسطحة

• الخريطة التنظيمية المسطحة تكون ذات هيكل غير مكتمل أو معدوم من الإدارة بين المديرين المسئولين وكل العاملين الآخرين بالمنظمة.
• تلك الفئة من الخرائط التنظيمية تظهر إمكانية الإدارة الخاصة وكذلك القدرة على اتخاذ القرار النهائي لكل عامل.
• كما أن الخريطة المسطحة غالبًا ما يتم العمل بها من قبل المؤسسات الصغيرة، حيث لم يتم استخدامها حتى في المؤسسات الكبرى.

الخريطة المصفوفة

• تظهر الخريطة المصفوفة مؤسسة حيث تقسم العاملين إلى فرق وفقًا للمشروعات أو المنتج الذي يقوم بقيادته المسئول عن المشروع أو المنتج، ولكن أيضًا يتم تقديم عدة تقارير إلى المدير الوظيفي.
• يمثل هذا النوع من الخرائط المؤسسة التي تعمل على استخدام عدد متنوع من المهن المختلفة بدلاً من الصوامع العمودية.
• يمكن أن تساهم أيضًا هذه الخريطة المصفوفة في سهولة التواصل بشكل أفضل وأكثر معرفة وإنشاء بيئة عمل تتميز بالمرونة والسرعة حيث تستطيع بكل سهولة أن تقوم بتحويل الموارد وقتما تحتاج إليها.
• لكنها من الممكن أن تنشأ أيضًا عدم استقرار وإحباط وفقًا للاختلافات القائمة في الأولويات والمشرفين.

أشكال الخرائط التنظيمية

هناك شكلان للخرائط التنظيمية، سوف نتعرف عليها بالتفصيل خلال الفقرات التالية:

الخريطة التنظيمية الرأسية

هي من أكثر الأشكال شيوعًا للخرائط التنظيمية، حيث تتمثل في تسلسل المناصب والإدارة داخل المنظمة في شكلها العادي من أعلى لأسفل، وهذا الشكل من الخرائط التنظيمية يتمتع بقمة محدودة وقاعدة واسعة، حيث تعرض فيه المهن الرئيسية في القمة، ثم يتم إضافة المهن الأقل أهمية إلى أسفل، وتوضح طرق السلطة بين الإدارات عن طريق استخدام الخطوط.

الخريطة التنظيمية الأفقية

تكون هذه الخريطة على شكل أفقي يبدأ من الجهة اليمنى إلى اليسرى، وتبدأ المناصب الكبيرة فيها من أقصى الجانب الأيمن، ثم تندرج للأقل عند الجانب الأيسر، وهذا الشكل من الخرائط التنظيمية غير شائع، لكنه يتمتع بعض المميزات التي تجعل البعض يلجأ إلى استخدامه بدلًا من الشكل الرأسي، ومن أبرزها أنها ذات حجم صغير ويتم رسمها بكل سهولة ويسهل فيها معرفة طرق السلطة بكل سهولة.

عناصر الخريطة التنظيمية

الخريطة التنظيمية تتمثل في عدد من العناصر المهمة والتي يجب أن تجتمع معاً للوصول إلى النجاح المطلوب، وهي كما يلي:

الهدف المشترك

• إذا كانت الخريطة التنظيمية بدون غرض أو غاية واضحة سرعان ما تفشل وتصبح ليست منظمة. الهدف المشترك يعمل على توحيد الموظفين أو الأفراد ويقدم للجميع معرفة كاملة لقيادة المنظمة.
• يعتبر ضمان إيصال الهدف المشترك بطريقة فعالة عبر الشركات خصوصاً الكبرى التي تشمل على الكثير من الأقسام المتحركة، فهي تعتبر مهمة أساسية للمديرين.
• يعمل المديرين بتوصيل هذا الهدف عن طريق تثقيف جميع العاملين حول الإستراتيجية المرادة بشكل عام وعرض المهمة والقيم والغرض القصير والطويل الأجل للشركة.

جهد منسق

• يتمثل تنسيق الجهد في العمل معًا بشكل يعمل على زيادة الموارد.
• يتم تحقيق الغرض المشترك عن طريق الجهود المنسقة لكل العاملين داخل المؤسسة.
• ينبغي أن يستفيد الكل من فريق المهارات والشخصيات المتعددة بشكل أكبر.
• ربما يكون القيام بالجهد المنسق التنظيمي هو من أبرز عناصر الخريطة التنظيمية لأنه يعزز ويعمل على توزيع الموارد البشرية حتى تحصل على القيمة المرغوبة.

تقسيم العمل

• يتم تعريف تقسيم العمل بمسمى مواصفات العمل لتعزيز الكفاءة.
• يتمثل تفويض جوانب محددة من مهمة كبيرة في العمل لأفراد مختلفين داخل المؤسسة وفقًا لخبرتهم ومهاراتهم الخاصة.
• من خلال استخدام تقسيم العمل، يمكن للمنظّمة أن توزع جهد عمل صعب وشاق ليتكلف به المتخصصين، عن طريق تقسيم الأعمال المعقدة بطريقة منهجية إلى مهن متخصصة، تقوم المؤسسة باستخدام مواردها البشرية بكفاءة أوسع.

التسلسل الهرمي للسلطة

• التسلسل الهرمي للسلطة هو عبارة عن سلسلة الخريطة التنظيمية، وإدارة تحكم للتحقق من قيام الأفراد المناسبين بالأمور الصحيحة في الوقت الصحيح.
• التسلسل الهرمي في اتخاذ القرار هو شيء حاسم لتحقيق النجاح.
• إن علم من سوف يتخذ القرارات عند التعرض لأي ظروف يمكّن المؤسسات من أن تكون ذات حركة أسرع لإيجاد الحل، في حين عدم إدراك السلطة غالبًا ما يتسبب في إبطاء مهمة اتخاذ القرار.
• تُمكِّن السلطة المنظمات من تحديد الاتجاه المناسب وتحديد الإستراتيجيات، والتي من خلالها يمكن أن تتيح غرض مشترك.

كيفية عمل الخريطة التنظيمية

رسم الهيكل التنظيمي أو الخريطة التنظيمية من الممكن استخدام تطبيق (SmartDraw) على أي جهاز حاسوب أو لوحي، وتستطيع القيام برسمها بشكل يدوي أيضًا، لكن الأهم من الرسم هو كيفية إعدادها وتنظيمها، وفي الحقيقة فإن رسم خريطة تنظيمية تتميز بمخطط احترافي لا يكون بحاجة لأي مهارات أو خبرات سابقة، لكنه بحاجة إلى إتباع خطوات ونصائح بشكل منظم وذلك للحصول على خريطة أو بيان مرتب:

• في البداية يجب البحث داخل مفهوم المخطط التنظيمي للمؤسسة حتى تعرف هل ينبغي أن تبدأ الخريطة من أعلى لأسفل أو العكس، وهل هناك فرد واحد يمتلك أدوار عديدة في المخطط التنظيمي؟
• التعرف على أجوبة هذه الأسئلة وغيرها سوف يساعدك كثيراً في رسم خريطة ملائمة تمامًا كما يجب أن تحدد هيكل تنظيمي ليتناسب مع متطلباتك الفريدة، وسوف نذكر لك بعض الملاحظات الضرورية التي ينبغي مراعاتها أن عند عمل الخريطة التنظيمية:
• حاول أن تقوم برسم المخطط بحيث يلائم حجم شيت ورقي واحد، من خلال استخدام عدد بسيط من المربعات الأفقية في أعلى جزء من الخريطة، والأجزاء الموجودة في الأسفل تتضمن عدد كبير من المربعات في شيت واحد.

طريقة التجميع

قم بتجميع الأفراد الذين يحملون نفس الاسم الوظيفي في خانة واحدة، لأن ذلك يساهم كثيرًا في توفير مساحة كبيرة مقارنة بإضافة كل موظف في خانة منفصلة.

جعل الخانات بنفس الحجم

حاول أن تجعل جميع الخانات متساوية في الحجم، وحاول أن تقوم بتوزيعها حتى تكون المسافات بينهما بنفس الحجم، وهناك تطبيقات كمبيوتر تعمل على ذلك بشكل تلقائي، فاستخدم واحد منها لأنها سوف توفر عليك وقت وجهد كبير، وستكون الخريطة التنظيمية الناتجة منسقة وفريدة للغاية.

كتابة اسم المهنة أولًا

• ينبغي إضافة اسم المهنة أو المسمى الوظيفي للفرد أولًا قبل أن كتابة اسمه، لأن المناصب هي التي تعمل على تحديد البيان الوظيفي وليس الأفراد الذين يعملون، وحتى تستطيع فيما بعد تعديل أماكن الأفراد دون الضرورة لتغيير ترتيب الهيكل بأكمله.
• وتتمكن أيضًا أن تقوم بتوصيل خطوط تشعبية بين الخانات في الخريطة وملفات إلكترونية إضافية مثل وصف بسيط عن مهمة الوظيفة.
• استخدم خانات مختلفة لوصف أعمال نفس الفرد في المؤسسات الصغيرة بشكل خاص، فقد يقوم فرد واحد بإدارة مجموعة مختلفة من المنظمة.

 استخدام الخطوط المنقطة بشكل منسق

• في بعض الأحيان يكون من الأفضل أن يتم ظهور بعض العلاقات داخل الهيكل بخطوط منقطة حتى تعمل على ربط بين خانتين مركزيين.
• على سبيل المثال، قد تكون هناك علاقة موظف يعمل كمساعد لعدد من المديرين، لكن إذا كان هناك خطوط منقطة داخل المخطط سيكون الشكل النهائي للهيكل مليء بالفوضى، وفي حالة إذا كنت بحاجة إلى استخدام خطوط منقطة كثيرة، فسيكون من الأفضل أن يتم استخدام هيكل منفصل لتمثيل هذه العلاقات.

رسم خريطة من خلال استيراد بيانات الموظف

إن معظم تطبيقات رسم الخرائط التنظيمية تمكنك من الحصول على معلومات عن الموظفين من قواعد البيانات تلقائيًا، أو تستطيع إنشاء مستند خاص بكل عامل على تطبيق معين مثل Excel، واجعل في كل مستند مسمى لكل منصب واسم الموظف الذي يشغله واسم مديره، وسوف يقوم التطبيق برسم المخطط تلقائيًا وبطريقة منسقة.

شاهد أيضًا: ما هو الوعي المالي والهدف منه وكيف تطور نفسك وطفلك فيه ؟

استخدم الإنترنت

• الكثير من الأشخاص يقومون بطباعة الخريطة التنظيمية لمؤسساتهم على الورق، لكن إذا قمت برفع هذا المخطط على الإنترنت سيكون ذلك أسهل وأفضل بكثير لك، فالخريطة عن طريق الإنترنت سوف تتيح لك رؤية الهيكل بشكل كامل في آن واحد وقراءة كافة المعلومات عن الأشخاص.
• كذلك يسمح لك بالتفاعل معها، لأن التطبيقات تتمتع بميزة التفاعل وسيكون البحث داخل الخريطة سهل وسريع من البحث داخل الملفات الورقية.
• كما تستطيع أن تقوم بربط بيانات العاملين بعناوين البريد الإلكتروني الخاص بكل شخص، مما يتيح لك إرسال إيميل لأي موظف تريده بطريقة سهلة وبسيطة بمجرد الضغط على اسمه.

تقسيم الخرائط الكبيرة إلى مخططات أصغر

إذا كان المخطط الناتج كبير للغاية فسيكون متعب للعرض سواء كان على الحاسوب أو الإنترنت، وبالنسبة للنسخة التي قمت بطباعتها قد تكون الطباعة في مجموعة كبيرة من الورق وهذا شيء ليس مريح.

لذلك إذا كان لديك شركة كبيرة لها خريطة تنظيمية كبيرة وبشكل معقد، فمن الأفضل أن يُقسم مخطط الشركة التنظيمي لمخططات صغيرة، وتمثيل كل منهما بمخطط منفصل بحجم مناسب، ثم يتم ربط الخرائط الفرعية بالهيكل الأصلي، فذلك سوف يسهل عليك كثيرًا العمل، ويجعلك تستفاد من المخطط بشكل أكبر.